Return to work: een reïntegratiebeleid voeren
Dit thema staat momenteel hoog op de agenda en de vernieuwde regelgeving zorgt voor wat onrust of onduidelijkheden. Voldoende reden om het als eerste te behandelen. Het behoort niet tot de doelstelling van de thematische werkgroep Werk op Maat om in detail in te gaan op de wetgeving daarover. Voor de volledigheid verwijzen we naar een aantal sites die dat wel doen.
- Het wetgevend kader vind je onder andere hier terug.
- Daarnaast hebben de verschillende externe arbeidsgeneeskundige diensten al heel wat materiaal uitgewerkt, dat vind je terug op hun websites, zoals hier en hier.
- Ook Unisoc, de werkgeverskoepel van de social profit, wijdde hieraan in mei 2017 een infosessie, waarvan je hier de documentatie vindt.
Voor volgende 14 tips inspireerden ons OLV Ziekenhuis Aalst-Asse-Ninove, wzc Sint-Bernardus en AZ Nikolaas, die in 2017 via hun (HR-)directeurs hun goede praktijken met ons deelden
14 tips om je reïntegratiebeleid te versterken
1. Verwijzend naar ons eerste onderdeel: voer coherent beleid, koppel aan je visie, maakt deel uit van je algemeen (HR-)beleid. Verwijzend naar de visie: definieer het kader:
1a. de rollen (van wie verwacht je wat? – het is niet alleen een probleem van de werkgever, maar een gedeeld probleem), bv
- vraag naar mutatie: initiatief moet door de werknemer zelf worden genomen (zelf aan het stuur)
1b. de limieten, bv
- hoeveel mensen per x aantal medewerkers;
- minimum jobtime;
- mutatie kan enkel als er een vacature is;
1c. Kritische succesfactoren
2. Aangepast werk
2a. Maak een checklist van de elementen die vast deel uit moeten maken van zulk gesprek:
- Duurtijd bv 6 maanden, met mogelijke verlenging van nog eens 6 maanden (evt uitzondering mogelijk op advies van de arbeidsgeneesheer maar dan beperken, bv met de vraag om elkaar (arbeidsgeneesheer – medewerker) regelmatig te zien en met het verslag van de behandelend geneesheer; tijdslimiet, …)
- Wat met loon tijdens de periode van aangepast werk?
- Wat als niet lukt?
- Wat zijn de verwachtingen van de werknemen en van zijn leidinggevende?
- …
2b. Maak een lijst van de redenen waarom je in het verleden (evt al vóor het bestaan van de nieuwe wetgeving, dus in ‘onverdachte tijden’) aangepast werk geweigerd of geaccepteerd hebt. Zo kan je een consistent beleid voeren en heb je richtlijnen om op terug te vallen bij nieuwe weigeringen. Deze lijst kan verder aangevuld worden in functie van nieuwe situaties.
3. Investeer in uw relatie van de arbeidsgeneesheer en betrek hem bij de opmaak van uw beleid.
Bv Maak policy op ism de arbeidsgeneesheer ; nadien kan deze die dan ook verdedigen op OR, CPBW, …
Deze speelt immers een cruciale rol in uw beleid en hoe beter hij de organisatie kent, hoe beter hij kan mee oplossingen kan zoeken rekening houdend met de realiteit op de werkvloer, bv bij het leveren van adviezen rond aangepast werk.
4. Loopbaanbegeleiding (intern/extern) als vast onderdeel van een reïntegratietraject, bv wanneer aangepast werk of een mutatie niet blijkt te werken
- Zet mensen zèlf aan het denken over hun loopbaan, maakt hen medeverantwoordelijk.
- Maakt het bespreekbaar -indien nodig- om ook eens over het muurtje te kijken bij andere werkgevers, als intern geen ideale oplossing is
- Maakt bepaalde zaken bespreekbaar bv GTB-begeleiding, Vop-premie, … en kan zowel intern als extern, evt gespecialiseerd in bepaalde problematieken (bv De Ploeg vzw, autismebegeleiding, …)
5. Maak steeds een addendum aan het contract bij aangepast werk, dat voorkomt misverstanden, verkeerde verwachtingen, … Ook ifv loonaanpassingen.
6. Tref positieve maatregelen voor wie terugkomt uit langdurige ziekte
- Begeleidingsgids : zie voorbeeld in bijlage ‘brochure’
- Buddy aanstellen, die de eerste weken helpt overbruggen
- Samenvattend overzicht van wat sindsdien veranderd is (gemaakt door de afdelingsverantwoordelijke obv een checklist : zie voorbeeld in bijlage ‘brochure’)
7. Benoem in uw beleid verschillende fasen
- Preventie
- Informele fase
- Formele fase
Een onderscheid tussen de formele (wettelijk vastgelegde procedure) en de informele fase vermijdt dat iedereen die langdurig ziek is meteen in het ‘formele’ traject terecht komt. Vaak kan er via informele weg reeds een oplossing worden gevonden. Beide fasen kunnen ook naast elkaar bestaan, waarbij de vormvereisten verschillen.
8. Sommige vacatures enkel openstellen voor wie ‘aangepast werk’ heeft voorgeschreven gekregen. Dit is niet voor elke functie haalbaar, wel kan men een policy hanteren om alle vacatures minstens 2 weken open te stellen voor interne kandidaten. Daarnaast kan (de afdeling) HR (interne mobiliteit) mensen die aangepast werk nodig hebben persoonlijk informeren over bepaalde vacatures.
9. Systeem van tijdelijke werkloosheid bij overmacht door medische redenen: statuut aan te vragen via RVA.
Dat is een uitzonderlijke situatie waarover u meer informatie vindt op de website van de RVA. In sommige gevallen kan dit statuut een uitweg bieden, met name wanneer een werknemer niet meer als arbeidsongeschikt beschouwd wordt door het ziekenfonds en wanneer de behandelend arts hem toch nog niet rijp acht voor de werkvloer, komen werknemers soms noodgedwongen een paar dagen terug om dan weer snel te hervallen. Optie is dan – uiteraard met akkoord van de behandelend arts - om het statuut tijdelijke werkloosheid medische overmacht aan te vragen.
Het lijkt ons tevens mogelijk dat er een re-integratietraject wordt opgestart, aangezien het gaat om een werknemer die het overeengekomen werk niet kan uitoefenen en dus arbeidsongeschikt is in de zin van het arbeidsrecht.
10. Systeem van bv T-Zorg: vrijblijvend de mogelijkheid bieden, in het kader van een reïntgratietraject, om beroep te doen op deeltijdse en tijdelijke plaatsen (interim) buiten de eigen muren bv als persoonlijk assistent bij mensen met een handicap. Meer informatie vind je op http://www.tzorg.nl/over-tzorg/wie-is-tzorg/
11. Spreek van een aanwezigheidsbeleid, waarbinnen ook uw verzuim- en reïntegratiebeleid kadert. Heb ook daadwerkelijk specifieke aandacht voor de belasting en de draagkracht van en de gevolgen voor de aanwezigen, teamgenoten, …
12. Houd contact
- Wacht best niet tot de wettelijk voorgeschreven 3 maanden voorbij zijn
- Het contact kan ook informeel verlopen bv via een andere collega dan de hiërarchisch verantwoordelijke
- Voorzie een aantal ‘neutrale kaartjes’ die teamgenoten gratis kunnen afhalen op de personeelsdienst om op te sturen naar een zieke collega
13. Rol welzijnsmedewerker + taakomschrijving: geef iemand of meerdere mensen expliciet de rol om te waken over het welzijn van zieken en de overblijvende aanwezigen. De taakomschrijving moet duidelijk onderscheiden worden van die van de wettelijke functies zoals de Paps. We denken hierbij eerder aan praktische zaken :
- heeft de zieke een kaart ontvangen,
- weten de collega’s dat er een verlenging van de ziekte van hun collega is,
- het bijhouden van zaken (afspraken, veranderingen, geplande activiteiten, … ) die de afwezige bij zijn terugkomst zeker moet weten
- ….