Ondersteunende of medische diensten gezamenlijk organiseren en aanbieden

"Shared service centers bevorderen samenwerking tussen ondernemende zorgorganisaties”

Zorgorganisaties kunnen op verschillende manieren samenwerken en zo hun krachten én middelen bundelen. Een van die mogelijkheden is het oprichten van een shared service center, een platform om ondersteunende of medische diensten gezamenlijk te organiseren en aan te bieden.

Een gedeeld dienstenplatform

Zorgvoorzieningen kunnen een shared service center of een gedeeld dienstenplatform opzetten voor uiteenlopende diensten, zoals de centrale organisatie van de financiële dienstverlening of ICT, een overkoepelende schoonmaakdienst of keuken, of het gezamenlijk inzetten van externe expertise.

De leden die deelnemen aan het platform bepalen contractueel welke diensten gemeenschappelijk worden beheerd en aangeboden; en onder welke voorwaarden en afspraken. Een shared service center kan een antwoord bieden op de vraag hoe men efficiënt kan samenwerken zonder helemaal te integreren, of finaal tot fusie over te gaan.

De voordelen liggen voor de hand: kosten kunnen worden gedeeld; bijkomende belastingen door het aanrekenen van btw kunnen worden vermeden; er zijn schaalvoordelen te realiseren met interessante volumekortingen; en door samenwerking kan men een verhoging van kwaliteit en innovatie bereiken.

Juridische verankering

Een shared service center is een initiatief van ondernemende voorzieningen die een bepaalde bedoeling hebben en die willen uitwerken. Lore Geukens, juridisch stafmedewerker bij Zorgnet-Icuro legt uit hoe dit op verschillende manieren kan worden georganiseerd.

Services delen op contractuele basis

Alle betrokken partijen komen in wederzijds overleg tot afspraken die vastgelegd worden in een ondertekende overeenkomst. De overeenkomst beschrijft het doel van de samenwerking en de wijze waarop de partijen dat doel willen realiseren. Een dergelijke overeenkomst geldt voor alle partijen alsof het een wet zou zijn. Correcte kostenafrekeningen zijn noodzakelijk.

Services delen via een rechtspersoon

Partijen kunnen ook beslissen de samenwerking in een aparte rechtsvorm onder te brengen, met een eigen entiteit, die zich onderscheid van de leden. In dat geval zullen ze een rechtspersoon oprichten in lijn met de wet vennootschappen en verenigingen. Die rechtspersoon kan een nieuwe vereniging zijn, met nieuwe statuten. Maar ook een bestaande vereniging kan een nieuwe doelstelling en een aangepast voorwerp krijgen, mits aanpassing van de statuten. De statuten stellen de leden aan, benoemen de bestuurders en leggen het intern samenwerkingsreglement vast.

Voorwaarden voor de oprichting van een shared service center

Zorgorganisaties vinden een gezamenlijk draagvlak om in meer of mindere mate samen te werken. Daarvoor moeten een aantal sleutelvoorwaarden ingevuld zijn. Zo niet, dan kunnen bijvoorbeeld gebrekkig vastgelegde verdeelsleutels voor de afrekening ervoor zorgen dat er geen akkoord komt over de doorgerekende kosten van de gezamenlijke aankoop. Dat worden dan vaak ingewikkelde ‘apothekersrekeningen’. Of men komt niet tot een akkoord over de taakinvulling van de gemeenschappelijke DPO omdat de voorzieningen niet op dezelfde manier omgaan met GDPR.

De volgende voorwaarden kunnen heel wat mislukkingen vermijden.

1. Vertrouwen
   Een allereerste en absolute voorwaarde is dat er vertrouwen is tussen de verschillende partijen om samen een shared service center op te richten. Hierbij is het belangrijk dat de doelstellingen en de verwachtingen van de SSC helder worden gesteld en uitgesproken.
2. Evenwichtige afspraken
   Vóór de oprichting van een shared service center leg je best duidelijke afspraken en regels vast. Denk hierbij aan duidelijke afspraken over de financiële afrekening van activiteiten binnen de SSC (de verdeelsleutels).
3. Gelijke verwachtingen
   Een derde voorwaarde is dat het ambitieniveau van de verschillende entiteiten hetzelfde is, zodat er met gelijke snelheid binnen de SSC kan worden samengewerkt. In de mate van het mogelijke ligt de maturiteit van elke deelnemende organisatie op eenzelfde niveau.
4. Heldere structuur
   Bij de uitwerking van een SSC is de implementatie van een transparante organisatiestructuur nodig, met een getrouwe weerspiegeling van de machtsverhoudingen tussen de verschillende organisaties.

“In een shared service center kan je zeer creatief te werk gaan zonder een specifiek opgelegd keurslijf”

In de praktijk

Zorgnet-Icuro deed een bevraging bij de Vlaamse ziekenhuizen in 2022, waaraan 38 ziekenhuizen deelnamen. Daaruit blijkt dat aangeven dat 7 op de 10 ziekenhuizen beroep doen op externe dienstverlening voor heel diverse doelen. Zo’n 8 op de 10 nemen deel aan een aankoopplatform.

In de praktijk werkt men samen op een variatie aan manieren. We spraken met een aantal mensen uit het veld.
 

Zelfstandige groepering met rechtspersoonlijkheid

Bart Van Bree, afgevaardigd bestuurder AZ Rivierenland, vertelt hoe zij een samenwerkingsrelatie met AZ Monica hebben uitgebreid en verankerd. Beide ziekenhuizen werkten al lang samen rond low care nierdialyse. De mogelijkheden om kosten te delen en daarbij de aanrekening van btw te vermijden, was de aanleiding om dat uit te breiden naar magazijn en aankoop. Ze turnden de reeds bestaande vzw om naar een kostendelende vereniging (nu: zelfstandige groepering) door de statuten aan te passen. De zelfstandige groepering die hier ook rechtspersoonlijkheid heeft, laat toe om gezamenlijk personeel op de payroll te zetten. Dat is momenteel nog in volle ontwikkeling.

Bart Van Bree: "Samenwerken is niet enkel een optie, maar een must voor de toekomst”

Bart Van Bree: “Het grootste voordeel, naast het delen van kosten, is dat een ingebedde samenwerking kan verankerd worden tussen twee organisaties, en dat die nog verder uitgebreid kan worden naar het netwerk. In de toekomst moeten we op die weg verdergaan, ook bijvoorbeeld voor gespecialiseerde profielen zoals DPO’s en stralingsdeskundigen. Kijken we ook naar de exploderende kosten waar de hele sector mee te maken heeft, dan is samenwerken niet enkel een optie, maar een must voor de toekomst.”
 

Gezamenlijke keuken ziekenhuis en woonzorgcentrum

Het Sint-Andriesziekenhuis in Tielt werkt sinds enkele jaren samen op lokaal niveau met een woonzorgcentrum in de buurt. Omdat de keuken meer capaciteit had dan nodig is voor enkel het ziekenhuis, hebben ze die uitgebreid naar het wzc. Dat zorgt ervoor dat de vaste kosten over meer maaltijden kunnen gespreid worden. Het personeel wordt gedeeld over beide entiteiten via een daarvoor opgerichte kostendelende vereniging (nu: zelfstandige groepering). Gerdy Dezutter, financieel-administratief directeur van het Sint-Andriesziekenhuis benadrukt dat de insteek vanaf het begin duidelijk moet zijn onder de partners: samen iets organiseren om schaalvoordelen te realiseren, om de kosten optimaal te beheren. Het is belangrijk dat er eerlijke afspraken worden gemaakt over hoe de kosten over de partners verrekend zullen worden. Helderheid en transparantie moet faciliteren dat er vertrouwen is tussen de deelnemers.

Gerdy Dezutter: “De basis is vertrouwen in elkaar. Je moet erin slagen om er samen een win-win van te maken"

Gerdy Dezutter: “Als het gaat over shared service centers in de zorg zijn er verschillende mogelijkheden. Je moet erin slagen om er samen een win-win van te maken. De basis is vertrouwen in elkaar. Elkaar recht in de ogen kunnen kijken, en dan in alle helderheid en transparantie eerlijke regels toepassen zodat alle partners er beter van worden.”
 

Associatie van medisch-technische diensten

Samenwerking tussen de ziekenhuizen in de Kempen bestaat al geruime tijd. De centralisatie van de laboratoria voor pathologische anatomie enerzijds en labo klinische biologie anderzijds zijn concrete stappen in deze samenwerking. Rudy Van Ballaer, algemeen directeur AZ Herentals en coördinator van het Ziekenhuisnetwerk Kempen licht toe hoe ze dit in praktijk brengen.

De gemeenschappelijke exploitatie wordt daar georganiseerd door twee afzonderlijke associaties over de ziekenhuizen heen. Voor het klinisch labo gaat het om Herentals en Turnhout, intussen uitgebreid met Mol. Voor pathologische anatomie gaat het om een centralisatie van de 4 ziekenhuizen: Geel, Herentals, Mol en Turnhout. Beide associaties zijn ook door de Vlaamse overheid erkend. Een associatie van gemeenschappelijke uitbating is al lange tijd mogelijk en wordt concreet geregeld in de ziekenhuiswetgeving, naast een groepering of een fusie. De aansturing ervan wordt geregeld door een associatiecomité, een managementcomité en een gemeenschappelijk medisch comité. Die zijn respectievelijk te vergelijken met een raad van bestuur, een directiecomité en een medische raad. Voor elke associatie werd een overeenkomst opgesteld, met telkens ook een belangrijke financiële component. Het financieel model houdt in dat alle inkomsten en kosten worden gepoold, en volgens de vooraf bepaalde afspraken wordt het saldo verrekend tussen de ziekenhuizen. De associatie heeft geen rechtspersoonlijkheid. Het personeel blijft contractueel op de plaats waar de activiteiten uitgevoerd worden.

Voor het labo anatomopathologie is er een belangrijke centralisatie gebeurd in AZ Turnhout. Dat betekent dat al het weefselonderzoek van patiënten over de hele Kempen gebeurt in het labo van AZ Turnhout, waar de labomedewerkers en pathologen van AZ Herentals en Ziekenhuis Geel het team vervoegd hebben. Omdat Mol geen eigen labo voor pathologische anatomie heeft worden ook de stalen uit Mol naar Turnhout getransporteerd. Voor stalen die onmiddellijk moeten worden onderzocht, omdat ze het verdere verloop van een ingreep bepalen, blijft er permanentie in de labo’s van Herentals en Geel. Op de sites die vrijgekomen zijn kunnen andere activiteiten worden georganiseerd. Het personeel is overgegaan naar een contract in Turnhout.

Voor het labo klinische biologie is dit iets complexer: daar is in alle ziekenhuizen nog belangrijke activiteit. Voor diensten zoals onder meer de spoedafdeling, intensieve zorgen of een operatiekwartier blijven bepaalde labo-activiteiten dichtbij noodzakelijk. De keuze is gemaakt voor een hoofdlabo in AZ Turnhout, maar de andere blijven belangrijke satellietlabo’s. Het personeel blijft dan ook op de afzonderlijke payrollen van de verschillende ziekenhuizen.

De twee associaties zijn niet ondergebracht onder de vzw van het Ziekenhuisnetwerk Kempen. Op het moment van de oprichting kon gemeenschappelijke uitbating juridisch nog niet worden aangevraagd door de overkoepelende vzw. In praktijk gebeurt de aansturing en opvolging vanuit de respectievelijke managementcomités, inclusief terugkoppeling en bespreking binnen de overlegfora van ZNK.

Rudy Van Ballaer: “De associatie staat dienstverlening op vlak van het klinisch labo toe aan de eerste lijn en woonzorgcentra in de regio. De middelen die we daarbij genereren kunnen we dan ook terug in de gezondheidszorg investeren” 

De associaties bieden heel wat voordelen. Rudy Van Ballaer: “We denken samen na over investeringen, in innovatie en technologie. Wat gaan we waar doen? We waken over een optimale aanwending van de beschikbare middelen. Er wordt zoveel mogelijk naar standaardisatie toe gewerkt. Er zijn uiteraard schaalvoordelen doordat we reagentia en toestellen samen in grotere hoeveelheden kunnen aankopen. Het staat ook subspecialisatie toe van de laboranten en klinisch biologen. Dat biedt voor kwaliteit uiteraard belangrijke voordelen. We werken gezamenlijk aan één kwaliteitshandboek en de BELAC-accreditaties. Dat maakt dat de expertise en procedures veel meer gedeeld worden over de verschillende sites. Een gezamenlijk labo-informaticasysteem waarbij alles vanuit hetzelfde platform gebeurt, ook voor het elektronisch patiëntendossier, vormt een stevige backbone. Het gaat dus zeker niet enkel over het financieel verhaal, maar ook over belangrijke voordelen op vlak van kwaliteit.”

Op lokaal vlak biedt de associatie ook opportuniteiten, legt Rudy Van Ballaer uit. “We bieden dienstverlening aan huisartsen en woonzorgcentra vanuit het klinisch labo. Met de zorgverleners worden afspraken gemaakt, maar zij maken geen deel uit van de associatie. Concreet betekent dat dat we stalen bij hen ophalen en hen minstens dezelfde service trachten te bieden die ze van de privélabo’s krijgen. De middelen die we daarbij genereren kunnen we dan ook terug in de gezondheidszorg investeren.”

TEKST: LORE GEUKENS EN EVA DE WAL