Outbreak management Covid-19 coronavirus - residentiële ouderenzorg

 

Wanneer een outbreakplan opstarten?

Wanneer er twee of meer bewoners en/of medewerkers besmet zijn met COVID-19 of een vermoeden van COVID-19. De directie of de CRA stelt het Agentschap Zorg en Gezondheid in kennis van de outbreak.
De directie of de infectieziektebestrijding@vlaanderen.be

Tijdens de kantooruren:

  • Antwerpen:                 03 224 62 06
  • Limburg:                     011 74 22 42
  • Oost-Vlaanderen:      09 276 13 70
  • Vlaams-Brabant:        016 66 63 53
  • West-Vlaanderen:      050 24 79 15

Buiten de kantooruren:       02 512 93 89

 

Algemene maatregelen

Alle maatregelen die van toepassing zijn volgens de meest recente maatregelen COVID-19 van het Agentschap Zorg en Gezondheid worden gevolgd.
Deze maatregelen wijzigen permanent. Voor de meest recente stand van zaken, surf naar deze website van Agentschap Zorg en Gezondheid

 

Zie ook de FAQ’s Covid-19 van Zorgnet-Icuro:

 

Outbreakteam

Algemene principes crisisbeheer

Wat zijn de essentials van een goed crisisbeheer? Samen met het crisisadviesbureau PM maakten we een korte video-presentatie waarin de adviseurs van PM in 5 minuten tijd uitleggen wat de voornaamste vuistregels zijn van een goed crisisbeheer: U kan de video hier bekijken.
Onderaan de video kan u ook handige sjablonen downloaden voor je dagelijks overleg.

 

Samenstelling van het outbreakteam

Het outbreakteam bestaat minimaal uit de directie, CRA en leden van het zorgteam.

Elk lid van het outbreakteam beschikt over de contactgegevens (GSM-nummers, interne nummers, email) van CRA, arbeidsarts, huisartsen, directie en andere betrokken diensten. Dit overzicht wordt bekendgemaakt aan de medewerkers. Binnen het outbreakteam worden afspraken gemaakt over de manier waarop met elkaar gecommuniceerd wordt. Er kan hiervoor een WhatsApp-groep gemaakt worden (die niet gebruikt wordt voor andere zaken dan het crisisbeheer)

Het outbreakteam wordt bijeengeroepen door de directeur of de dagelijks verantwoordelijke, via … (zelf in te vullen), in volgende situaties:

  • Eerste vastgestelde Coronabesmetting bij een bewoner.
  • Toenemend aantal bewoners met ziektesymptomen gerelateerd aan COVID-19 (koorts, hoest, moeheid, spierpijn, kortademigheid, keelpijn en/of hoofdpijn).
  • Medewerker die werd getest en vermoedelijk is besmet.
  • Toenemend aantal zieke medewerkers, door vermoeden van COVID-19, waardoor de continuïteit in het gedrang komt.

Het outbreakteam overlegt dagelijks op een vast moment (maximaal digitaal-via Skype, MS Teams of WhatsApp).

 

Plan voor de bedrijfscontinuïteit

De bedrijfscontinuïteit is cruciaal. Uitval van te veel medewerkers kan de continuïteit van de zorg en dienstverlening in het gedrang brengen. Belangrijk is dat de interne prioritaire zorgprocessen worden veilig gesteld. Taken worden zo nodig herschikt. Alle personen met een leidinggevende of coördinerende taak moeten in de mate van het mogelijke over een vooraf aangeduide vervanger beschikken.

Het is belangrijk dat u ook een specifiek plan hebt bij uitval van de directie, de staf, het middenkader. Dit wordt afgestemd met de Raad van Bestuur. Het is aangewezen om een crisisteam binnen de directie/staf op te stellen. Zo kan er snel gehandeld worden bij uitval van één van de directieleden/ staf.

Het is aangewezen om tijdig contact op te nemen met de plaatselijke eerstelijnsactoren met de vraag in welke mate zij kunnen ondersteunen bij dienst- en hulpverlening bij een mogelijks grote uitval van medewerkers. Hoe kan er samengewerkt worden en welke ondersteuning kan verwacht worden van de diensten gezinszorg, thuisverpleging? Kan eventueel de plaatselijke Rode Kruis-afdeling logistieke ondersteuning bieden?

Het Agentschap Zorg en Gezondheid legde een vrijwilligerspool aan bestaande uit een medische en niet-medische reserve.

Het is heel belangrijk om de medewerkers psychologisch te ondersteunen en hun veerkracht te laten behouden om uitval te voorkomen. In samenwerking met een aantal partners heeft Zorgnet-Icuro ‘De ZorgSamen’ gelanceerd. Via dit platform willen we het mentaal welbevinden van de zorgmedewerkers ondersteunen. Meer informatie hierover vindt u op www.dezorgsamen.be.

Wanneer u, ondanks alle pogingen, geen medewerkers beschikbaar hebt en dus de continuïteit, de veiligheid en de gezondheid van de bewoners in gevaar komen, neemt de directie contact op met de noodplanningsambtenaar van de gemeente of de burgemeester en het Agentschap Zorg en Gezondheid. Op 3 april keurde de Vlaamse regering een plan goed voor managementondersteuning voor woonzorgcentra die zich in een moeilijke situatie bevinden, klik hier door naar het bericht.

Raadpleeg hier de Express van Zorgnet-Icuro hierover.

 

Lijst van mogelijke inzetbare krachten

Op welke bijkomende krachten kan een woonzorgcentrum beroep doen om de continuïteit te verzekeren? Download hier de lijst.
 

Communicatie

We adviseren om altijd transparant en open te communiceren naar je verschillende doelgroepen over een outbreak en nieuwe maatregelen: medewerkers, bewoners, familie & netwerken, mantelzorgers, vrijwilligers, andere partners in de zorg (sociale diensten, diensten thuiszorg), leveranciers en extern (gemeente, buurt, pers). Weet dat wat je intern communiceert vaak ook zeer snel extern doorsijpelt (via familie, sociale media…).

Maak van communicatie en de afspraken daarrond een vast agendapunt op het dagelijks crisisoverleg. Schrijf de algemene communicatie-afspraken uit in een communicatieplan.

We adviseren om in deze crisistijden sterk te investeren in interne communicatie. Een goede interne communicatie is enorm belangrijk om een crisis te beheersen en je medewerkers gemotiveerd en betrokken te houden. Samen met het crisisadviesbureau PM maakten we een video die je in enkele minuten uitlegt waarom dat zo belangrijk is en je met enkele praktische tips op weg zet. Bekijk de video hier.

Een heel goede tip is om dagelijks een korte communicatie uit te sturen op een vast moment. Maak duidelijke en heldere afspraken over communicatie met alle medewerkers. Wat mogen zij verwachten inzake communicatie? Wat verwacht het crisisteam van hen inzake communicatie? Zowel wat betreft weekdagen als weekends, avonden en nachten.

De volgorde van je communicatie is belangrijk. Besmette bewoners en hun familie komen op de eerste plaats! Zij worden eerst en persoonlijk verwittigd. Ook de medewerkers zijn belangrijk. Probeer maximaal te vermijden dat zij dit van anderen moeten horen. Pas daarna komen de andere doelgroepen en de pers. Breng de volgorde van je doelgroepen in kaart, bepaal via welke kanalen je communiceert met de doelgroep en maak een checklist:

  • Besmette bewoners en familie: telefonisch
  • Medewerkers: mondeling, ad valvas, e-mail…
  • Andere bewoners en families: e-mail, facebook, website…
  • Vrijwilligers: e-mail, facebook, website…
  • Mantelzorgers: e-mail, facebook, website…
  • Andere zorgpartners: e-mail, website…
  • Leveranciers: e-mail, website
  • Pers: persbericht via e-mail, facebook, website…

 

Inhoud van je communicaties

Elke communicatie (mondeling, geschreven) dient vier elementen te bevatten. Dat geldt voor alle doelgroepen. Check bij elke communicatie of die vier elementen aanwezig zijn.
Je kan ze samenvatten als volgt: WE KNOW, WE DO, WE CARE, WE’LL BE BACK.

  • Wat zijn de (gevalideerde) feiten? (we know)
  • Welke maatregelen nemen we? (we do)
  • Element van empathie; betrokkenheid tonen naar de doelgroep van je communicatie (we care)
  • Wanneer geven we opnieuw informatie? (we’ll be back)

Een voorbeeld van basiscommunicatie vind je hier.

 

Algemene tips voor je communicaties

  • Communiceer helder en to the point; gebruik korte zinnen en geen vakjargon;
  • Vermeld bij alle communicaties bij wie en via welk medium men terecht kan voor meer informatie;
  • Monitor welke vragen er leven: bij medewerkers, extern (via sociale media). Check welke perceptie er is over de crisis in jouw voorziening, bij de bewoners en je medewerkers. Goede communicatie begint met luisteren!
  • Wees je ervan bewust dat de info via sociale media snel kan circuleren;
  • Communiceer menselijk en met empathie;
  • Dateer altijd je communicaties! In deze tijden is informatie zeer snel verouderd.
  • Website en Facebook zijn belangrijke informatiebronnen: wanneer mensen ergens iets in de media opvangen zullen ze je website gaan raadplegen of kijken op jullie facebookpagina.

 

Volledig outbreakplan en cohortezorg

Zorgnet-Icuro stelde een document op met de verschillende aandachtspunten van een outbreakplan: de taak van de huisarts, vroegtijdige zorgplanning, medische zorg en de organisatie van cohortezorg.
Download het document hier.