Een werkbaarheidsbeleid voeren

Vooraleer we overgaan tot de thematische aanpak, staan we even stil bij een aantal meer algemene tips.

We zijn het er namelijk over eens dat het belangrijk is om in je organisatie de juiste context, houding en verwachtingen te scheppen en die expliciet te maken. Zo kan je erover waken dat het geheel blijft kloppen met de visie en missie en gaandeweg kunnen nieuwe vragen daaraan worden afgetoetst.

Een dankbare inspiratiebron om tot onderstaande tips te komen, was het charter Werkbaar Werk opgemaakt in de Emmaüs-groep in samenspraak met hun vakbonden en toegelicht aan de werkgroep door Mevrouw Ilse Janssens, HR-coördinator.

10 tips om uw werkbaarheidsbeleid vorm te geven:

1. Een visietekst als kapstok.

Maak voor je hele organisatie één overkoepelende visietekst aangaande ‘werkbaarheidsbeleid’ (of gewoon: HR-beleid), als een kapstok waaraan andere zaken (zoals verzuimbeleid, loopbaanbeleid, ed) kunnen worden opgehangen. Zoniet riskeer je voor elk nieuw thema of nieuwe regelgeving opnieuw te (moeten) beginnen. Dat is niet alleen efficiënter, maar vooral ook overzichtelijk en houdt het geheel samenhangend en consequent.

2. Definieer het speelveld.

Het is belangrijk vast te stellen en duidelijk te maken binnen welke grenzen je organisatie opereert. Wat mogelijk is op een voetbalveld, kan niet noodzakelijk ook op een badmintonveldje en omgekeerd… Een grote organisatie heeft andere voor-en nadelen dan een kleine, een woonzorgcentrum is geen ziekenhuis, …

Expliciteer het kader, de uitgangspunten, criteria waarbinnen uw beleid zich situeert :

Expliciteer (schriftelijk!) de grenzen, beperkingen: met in acht name van de verschillende partijen :

                                                                            klant/patiënt

                                                         organisatie                      medewerker

• Budgettair: geef aan dat de maatregelen moeten passen binnen de financiële mogelijkheden
• Organisatorisch: bv als een derde persoon op eenzelfde afdeling vraagt om woensdagnamiddag vrij te krijgen, zal dat niet lukken
• Geen verworven rechten: niet ‘wat we aan één iemand geven, moet voor iedereen’ want dat zal er niets kunnen gebeuren ; maatwerk moet mogelijk zijn zonder dat dit verworven rechten genereert

Van meet af aan de vakbonden bij de opmaak hiervan betrekken is niet de makkelijkste weg, maar is noodzakelijk voor het draagvlak

3. Draag in je werkbaarheidsbeleid ook zorg voor de leidinggevenden

Besteed voldoende aandacht aan je leidinggevenden, op de verschillende niveaus: betrek hen en onderschat niet dat zij het zijn die al die afspraken moeten doorvoeren. Zij zitten vaak in een ‘sandwichpositie’ tussen hoger management en medewerkers. Informeer regelmatig naar hoe het verloopt. (zie onder meer ‘sandwichpositie’ www.waardevolwerk.be)

4. Help ‘goede praktijken’ intern te verspreiden.

Organiseer momenten, bv themaworkshops ‘goede praktijken’, waarbij een geslaagde praktijk op een afdeling wordt voorgesteld aan de anderen. Zo kunnen ze inspirerend werken, leerzaam zijn voor anderen en meteen waardeer je ook de initiatiefnemers en uitvoerders van de geslaagde praktijk. Zorg er daarbij voor dat er ook aandacht gaat naar kleinere, minder opvallende of zichtbare initiatieven.

5. Denk breed als het gaat om ‘werkbaar werk’

Enkele voorbeelden:

• Gsm- en mailhygiëne: de zoektocht naar een goede werk-privébalans voor onder meer leidinggevenden kan je ook faciliteren door duidelijke afspraken te maken rond e-mailhygiëne, een policy rond het al dan niet bereikbaar en beschikbaar moeten zijn via smartphone of mail buiten de werkuren …
• Telewerk/thuiswerk: ook voor de minder voor de hand liggende teams, bv mobiele teams, experimenteerden sommigen al succesvol met telewerk.

6. # 45 is halfweg.

Ontwikkeling stopt niet ergens halverwege de loopbaan. Uit meerdere studies blijkt dat ook oudere werknemers het meest gemotiveerd zijn als ze voldoende ontwikkelkansen krijgen. Ook al denken we vaak dat we geen onderscheid maken in leeftijd bv voor vorming, toch blijkt in de praktijk dat, als we daaraan geen extra aandacht besteden, zij vaker uit de boot vallen.

In het kader van een leeftijdsbewust personeelsbeleid organiseerden anderen bv klankbordsessies voor hun 55-plussers, waar ze konden aangeven wat ze nog verwachtten van de rest van hun loopbaan of werkten gezamenlijk een ‘eindeloopbaanbeleid’ uit.

7. Team

• Een visie wordt uitgewerkt op het niveau van de organisatie, maar het beleid moet op het niveau van het team worden uitgewerkt. De visie zal zich in verschillende teams ook moeten vertalen naar een aangepast beleid, op maat van het team in kwestie. De teamleden zelf kunnen een rol spelen bij het uitwerken daarvan, zodat de visie geen holle tekst is, maar een basis voor een in de praktijk haalbaar beleid.
• Heb ook oog voor de (niet constante) draagkracht van een team. Als in eenzelfde team de derde langdurig zieke valt, kan je niet meer dezelfde flexibiliteit verwachten als van teams waar dat niet het geval is. Het ene team is ook het andere niet. Ook hier zal maatwerk zich opdringen.

8. De inhoud, actie primeert op de administratie, de vorm

• Wanneer je een nieuwe richtlijn, maatregel … installeert, maak hem dan niet al van bij aanvang onpopulair door er te veel administratie, registratie … aan te koppelen. Bv vraag niet van elk gesprek (verzuim, functionering, evaluatie …) een ellenlang verslag of ontwikkel geen onnodig ingewikkelde formulieren.
• Vanuit de idee dat iedere medewerker ‘regelmatig’ recht heeft op een ‘gesprek’, geldt ook hier dat het belangrijker is dat het gebeurt, met de nodige interesse en empathie, dan welke benaming, vormgeving, verslaggeving … eraan wordt gekoppeld.

9. Maak een overzicht van wat je als organisatie nu al doet voor de medewerkers

Vaak lijkt het evident dat bepaalde dingen gebeuren, maar een overzicht maakt ze meer zichtbaar en is aantrekkelijk voor nieuwe en huidige medewerkers.

Ideeën:

• Een HR-matrix, een overzichtsfiguur met alle HR-onderdelen/-thema’s die in de organisatie aanwezig zijn/behandeld worden.
• Een folder Waarom het hier goed werken is voor (nieuw) personeel

10. Taal en lay-out

• Hanteer een makkelijk, aantrekkelijk taalgebruik.
• Hou het kort waar het kan.
• Formuleer positief.
• Zorg voor een frisse en heldere lay-out.